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Ementa Dispõe sobre os procedimentos a serem observados quanto a operacionalização de Processos Administrativos, Requerimentos Internos e/ou Externos, definindo mecanismos de garantia da autoria e integridade dos atos e documentos produzidos, e dá outras providências.
CONSIDERANDO a necessidade de modernizar, dar eficiência e transparência aos processos administrativos municipais, com preferência pelo meio digital, preservando o meio físico enquanto admitido;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD), regulada pelo Decreto nº 4.974/2022, em especial no que tange ao tratamento de dados nos procedimentos administrativos;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 14.129/2021 e Lei Municipal nº 4.391/2021 (Lei de Governo Digital), que estimula o uso de meios eletrônicos, interoperabilidade e simplificação dos serviços públicos;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), que estabelece os princípios da boa-fé, da intervenção subsidiária e da simplificação na atuação administrativa;
CONSIDERANDO o interesse público, o princípio da eficiência, economia processual e a tutela da cidadania;
JOSÉ LUIZ RODRIGUES, Prefeito Municipal da Estância Turístico-Religiosa de Aparecida/SP, no uso das atribuições legais,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES E DEFINIÇÕES
Art. 1º – Este Decreto disciplina critérios, exigências mínimas e procedimentos aplicáveis à autuação, instrução, tramitação, decisão, notificação e arquivamento dos processos administrativos (protocolos) no âmbito da Administração Pública Municipal de Aparecida.
Art. 2º – Primando pela padronização e uniformidade do serviço público, este Decreto deverá ser observado por todos os órgãos e entidades municipais de forma imediata, salvo quando expressamente necessária norma complementar interna para rotinas operacionais.
Art. 3º – Ficam mantidas as exigências do Decreto Municipal nº 4.389/2016 para processos de natureza complexa, conforme critérios previstos neste Decreto, que substitui integralmente o Decreto nº 4.871/2021.
Parágrafo único – Na hipótese de conflito entre as normas deste Decreto e as do Decreto nº 4.389/2016, prevalecerá aquela que melhor atenda à segurança jurídica e ao interesse público.
Art. 4º – Para os fins deste Decreto, consideram-se:
I – Documento — unidade de registro de informação, independentemente do formato ou suporte;
II – Documento nato-digital — documento criado originariamente em meio eletrônico;
III – Documento digitalizado — representação digital de documento originalmente em suporte físico, obtida por processo de digitalização certificada;
IV – Assinatura eletrônica — mecanismo eletrônico de associação do autor ao documento, com objetivo de firmar determinado documento ou ato, para que dele conste, de forma inequívoca, a identificação de seu subscritor, podendo ser:
a) Simples: baseada na utilização de login e senha do usuário subscritor, obtidos mediante prévio credenciamento de acesso ao sistema de tramitação eletrônica de processos, permitindo identificar o seu signatário, anexando ou associando dados a outros dados em formato eletrônico do mesmo: ou,
b) Qualificada: baseada em certificado digital, emitido por autoridade certificadora, credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil.
V – Assinatura física — registro realizado, pelo usuário, de forma física, por meio de caneta esferográfica azul ou preta;
VI – Autenticação — declaração de autenticidade de determinado documento, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal;
VII – Certificado digital — produto, emitido por uma Autoridade Certificadora, que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos:
VIII – Usuário interno — qualquer pessoa física que, mesmo transitoriamente ou sem remuneração, exerça, na administração municipal, cargo, emprego ou função pública;
IX – Usuário externo — pessoa física ou jurídica estranha aos quadros da administração municipal que, mediante cadastro prévio, fica autorizada a ter acesso ao protocolo virtual para a prática de atos processuais, em nome próprio ou na qualidade de representante legal de pessoa jurídica ou física.
X – Processo administrativo eletrônico — processo cujo conjunto de atos e documentos é registrado, praticado e mantido em meio digital;
XI – Processo administrativo físico — processo cujo conjunto de atos e documentos tramita em suporte físico (papel);
XII – Processo híbrido — processo que combina atos/documentos em meio físico e digital;
XIII – Autuação — ato de formalização do processo, com atribuição de número sequencial e inscrição inicial;
XIV – Servidor autuador — servidor responsável pela prática do ato de autuação;
XV – Fé pública do servidor — prerrogativa de o servidor público atestar, com presunção de veracidade, fatos, firmas e a conformidade de documentos, nos limites legais;
XVI – Rito simplificado digital — procedimento célere, de exigência documental reduzida e tramitação preferencialmente digital, aplicável a processos de natureza simples (conforme matriz deste Decreto);
XVII – Rito ordinário/híbrido — procedimento com exigência documental ordinária ou híbrida, aplicável a processos de complexidade média;
XVIII – Rito legado / físico — procedimento a ser adotado nos termos do Decreto nº 4.389/2016, aplicável a processos exclusivamente físicos ou complexos conforme critérios deste Decreto;
XIX – Cadastro “sujo” — conjunto de registros cadastrais municipais com dados incompletos, inconsistentes ou desatualizados;
XX – Encarregado de Dados (DPO) — autoridade municipal responsável pela governança de dados pessoais e pela interlocução com a ANPD, conforme Decreto municipal sobre LGPD.
CAPÍTULO II
ÂMBITO, PRINCÍPIOS E OBJETIVOS
Art. 5º – Aplicam-se as regras deste Decreto a todos os órgãos e entidades da Administração Pública Municipal direta e indireta, na forma de sua esfera de competência.
Art. 6º – A aplicação deste Decreto observará, além dos princípios constitucionais, os princípios e diretrizes da Lei de Governo Digital e da Lei da Liberdade Econômica, em especial: desburocratização, presunção de boa-fé do administrado, intervenção mínima do poder público, simplificação, interoperabilidade, uso preferencial de meios digitais e proteção de dados pessoais.
Art. 7º – São objetivos deste Decreto:
I – Assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;
II – Padronizar o manejo de documentos no dia a dia entre os órgãos da municipalidade;
III – Promover o incentivo a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
IV – Ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação; e
V – Facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.
CAPÍTULO III
CLASSIFICAÇÃO DOS PROCESSOS E REGIMES APLICÁVEIS
Art. 8º – Para fins de aplicação prática, os processos administrativos serão classificados, no ato da autuação, em simples, médios ou complexos/críticos, conforme critérios objetivos de risco, impacto e complexidade definidos neste Decreto.
§ 1º – A tipificação será realizada em categorias, como: (A) Simples; (B) Médios; (C) Complexos/Críticos.
§ 2º – A decisão de enquadramento deverá ser registrada e poderá ser revista por autoridade superior.
I – Processos Simples (Rito simplificado digital) — características típicas: pedidos de certidões; fornecimento de cópias e segundas vias; solicitações de informações; agendamentos; pedidos sem impacto normativo, tributário ou ambiental; atos de baixa complexidade. Regime aplicável: rito simplificado digital (preferência por meio digital; possibilidade de atendimento presencial simplificado).
II – Processos Médios (Rito ordinário / híbrido) — características: pedidos que demandam verificação documental moderada, consulta a outros órgãos, vistorias simples, retificações de cadastro com impacto técnico. Regime aplicável: rito ordinário/híbrido (digital preferencial; admite complementação documental e diligências).
III – Processos Complexos/Críticos (Rito legado / físico ou híbrido) — características: processos que envolvem alteração de titularidade de bens imóveis; desmembramentos; empreendimentos com impacto urbanístico/ambiental; investigação de fraudes; grandes valores; casos que exigem vistoria técnica aprofundada, perícia, produção de prova pericial ou ampla instrução. Regime aplicável: rito legado/ físico ou híbrido (aplicável Decreto nº 4.389/2016).
§ 3º – O enquadramento do rito (simples, médio ou complexo) integrará os metadados do processo, auxiliando a gestão documental futura, sem prejuízo da tramitação operacional prevista neste Decreto.
Art. 9º – O enquadramento deverá considerar cumulativamente:
a) natureza do pedido;
b) risco jurídico, fiscal, ambiental ou sanitário associado;
c) impacto econômico ou social;
d) necessidade de diligências externas ou produção de prova pericial;
e) existência de dados confiáveis no cadastro municipal;
f) exigência legal específica.
§ 1º – A decisão de enquadramento será registrada no ato da autuação e poderá ser revista por autoridade superior, mediante motivação.
§ 2º – A Unidade responsável poderá adotar orientação padronizada (lista) dos tipos de processos que, por regra, se enquadram em cada rito, mediante ato interno.
CAPÍTULO IV
DO PROTOCOLO, AUTUAÇÃO E RESPECTIVAS RESPONSABILIDADES
Art. 10 – Todo processo administrativo será formalmente autuado, em meio físico ou digital, contendo número de protocolo, identificação do requerente, resumo do pedido, rito aplicável, relação de documentos e assinatura do servidor autuador.
Parágrafo único – Processos de baixo risco poderão adotar autuação simplificada.
Art. 11 – O requerente receberá recibo de protocolo com número único e instruções para acompanhamento.
Art. 12 – O servidor autuador que recebe documentos e instrui o feito exerce a fé pública administrativa, certificando a conformidade aparente dos documentos apresentados e registrando, quando for o caso, deficiências observadas. Tal certificação não exime a Administração de diligência posterior sempre que houver indícios de fraude ou inconsistência.
Art. 13 – O servidor que praticar ato de autuação, juntada, digitalização, remessa ou certificação deverá assinar (física ou eletronicamente) o respectivo registro, ficando sua identificação vinculada ao ato para fins de rastreabilidade e responsabilização.
CAPÍTULO V
DA INSTRUÇÃO E EXIGÊNCIA DOCUMENTAL
Art. 14 – A Administração exigirá apenas os documentos estritamente necessários à apreciação do pedido, salvo previsão legal em específico.
Art. 15 – Sempre que possível, deverá ser empregada a consulta a bases públicas oficiais (ex.: Receita Federal, registro de imóveis, cartórios, cadastros estaduais) para comprovação de fatos e substituição de documentos, mediante registro e indicação da fonte da informação nos autos.
Art. 16 – Toda exigência ou decisão restritiva de direito deverá ser devidamente motivada, indicando fundamentos de fato e de direito.
I – Quando o cadastro municipal estiver incompleto, inconsistente ou desatualizado, o servidor poderá:
a) aceitar a instrução mediante comprovação mínima suficiente, com registro expresso dessa condição e indicação das informações a atualizar; ou
b) condicionar o deferimento à apresentação posterior, sob condições (ex.: garantia, termo de ajuste) que não impeçam a prestação do serviço, salvo quando a lei exigir instrução completa prévia.
II – Havendo aceitação condicional, o processo deverá trazer anotação clara sobre: natureza da condição, prazo razoável para complementação, sanções aplicáveis em caso de não regularização e responsáveis pela verificação.
III – A condicionalidade não desobriga o órgão de exigências legais posteriores para finalidade específica (fiscal, tributária, urbanística, etc.) quando legalmente exigidas.
Art. 17 – A digitalização de documentos físicos deverá observar padrões mínimos de qualidade e integridade, com certificação pelo servidor responsável.
I – O servidor que digitalizar deverá certificar o procedimento, registrando que o documento foi conferido e, quando for o caso, devolvendo o original ao interessado.
II – A Administração poderá dispensar a apresentação do original quando a fé pública do servidor e a conferência eletrônica forem suficientes.
Art. 18 – Quando a digitalização tiver finalidade de substituição definitiva do original físico ou integrar acervo de guarda intermediária ou permanente, deverão ser observados os requisitos técnicos previstos no Decreto Municipal nº 5.316/2025 (Política Municipal de Gestão Documental), sem prejuízo da digitalização operacional prevista neste Decreto.
CAPÍTULO VI
DOS PROCESSOS RELACIONADOS À ATIVIDADE ECONÔMICA
Art. 19 – Nos processos que envolvam licenciamento, funcionamento, renovação, baixa, regularização ou qualquer ato relacionado à atividade econômica, aplicar-se-ão os princípios da Lei da Liberdade Econômica, assegurando-se:
I – a presunção de boa-fé do particular;
II – a intervenção mínima e excepcional do Poder Público;
III – a desburocratização e simplificação de exigências;
IV – a dispensa de atos ou autorizações desnecessários;
V – a possibilidade de aprovação tácita em hipóteses de baixo risco.
§ 1º – O servidor poderá decidir com base em certificação própria de fé pública quando as informações e documentos apresentados forem suficientes para comprovar a veracidade dos fatos.
§ 2º – Os processos relacionados a atividades de risco mínimo poderão ser decididos em rito automático digital, mediante deferimento eletrônico.
§ 3º – Os casos que envolvam inconsistência cadastral, dúvida relevante ou impacto tributário seguirão o rito físico ou híbrido, com instrução documental completa.
CAPÍTULO VII
DA TRAMITAÇÃO, PRAZOS E DECISÕES
Art. 20 – A tramitação observará os seguintes critérios:
I – numeração sequencial automática no meio digital e numeração manual no meio físico;
II – registro de cada ato administrativo, movimentação e decisão;
III – guarda e preservação conforme normas de arquivo e segurança da informação;
IV – acessibilidade e rastreabilidade integral dos autos.
§ 1º – A tramitação híbrida será admitida sempre que necessário, devendo o servidor certificar a transição entre meios.
§ 2º – A assinatura dos atos administrativos poderá ocorrer física ou eletronicamente, com igual validade.
Art. 21 – Para fins de previsibilidade administrativa, os prazos máximos para decisão, a contar do protocolo com instrução mínima, serão:
I – Rito simplificado (simples) — decisão em até 15 (quinze) dias úteis;
II – Rito ordinário (médio) — decisão em até 30 (trinta) dias úteis;
III – Rito complexo (legado) — decisão em até 60 (sessenta) dias úteis, salvos prorrogações motivadas por necessidade de diligência técnica ou prova pericial.
§ 1º – Os prazos previstos poderão ser excepcionalmente estendidos mediante motivação expressa no processo.
§ 2º – A contagem dos prazos observará o disposto no ordenamento jurídico aplicável quanto a condições de tempestividade.
Art. 22 – As decisões administrativas deverão ser motivadas e notificadas ao interessado por meio que assegure prova de ciência (sistema eletrônico, carta, edital). A motivação da decisão deverá constar do ato decisório.
I – A Administração poderá adotar a forma eletrônica como regra para notificações, intimações e comunicações, considerando válidos comprovantes de envio/recebimento gerados pelo sistema, baseando-se ainda no expresso no Decreto nº 4.930/2022 (Domicílio Eletrônico do Cidadão);
II – Quando o interessado manifestar expressamente impossibilidade de acesso eletrônico, a comunicação ocorrerá por meio físico, postal ou outra forma idônea.
III – A opção pelo domicílio eletrônico pressupõe sua indicação no ato do protocolo e sua atualização pelo interessado.
CAPÍTULO VIII
DAS ASSINATURAS, AUTENTICAÇÕES E VALIDADE
Art. 23 – São admitidas assinaturas eletrônicas simples, avançadas ou qualificadas, observando-se o nível de segurança exigido em função da criticidade do ato; assinatura qualificada ou certificação por ICP-Brasil será exigida nos atos em que a legislação federal ou regulamentação específica determinar.
Parágrafo único – Para documentos destinados à guarda intermediária ou permanente, ou que compõem séries administrativas estratégicas, poderá ser exigida assinatura eletrônica avançada ou qualificada, conforme as diretrizes do Sistema Municipal de Arquivos.
Art. 24 – Documentos digitalizados e assinados eletronicamente nos termos deste Decreto presumem-se autênticos, salvo prova em contrário, cabendo ao interessado a demonstração de eventual falsidade.
Art. 25 – O servidor detentor de fé pública poderá autenticar cópias e certificar documentos mediante declaração nos autos, dispensando-se, quando suficiente, o reconhecimento cartorial.
CAPÍTULO IX
DA INTEROPERABILIDADE, SEGURANÇA E GOVERNANÇA DE DADOS
Art. 26 – Os sistemas municipais deverão prever mecanismos de interoperabilidade, observada a segurança e privacidade dos dados, visando à eliminação de duplicidade documental.
Art. 27 – Os órgãos adotarão medidas técnicas e administrativas para proteção de dados e informações, incluindo: controle de acesso, criptografia adequada, backup regular, logs de auditoria e política de retenção.
Art. 28 – O Encarregado municipal para a LGPD (DPO), conforme Decreto nº 4.974/2022, terá atribuições de: orientar implementação de normas de proteção de dados, receber reclamações de titulares, cooperar com a ANPD, uniformizar padrões de tratamento e orientar unidades sobre condicionalidades em cadastros.
Parágrafo único – Os dados deverão ser coletados e tratados na medida do estritamente necessário à finalidade do processo.
Art. 29 – Além das disposições expressas no artigo anterior, as competências técnicas da CPAD, quanto à destinação e preservação documental, regida em instrumento próprio, serão asseguradas.
CAPÍTULO X
DA AUTONOMIA SETORIAL E DA AVALIAÇÃO DO CASO CONCRETO
Art. 30 – As unidades e secretarias municipais têm competência para:
I – avaliar o enquadramento de processos segundo a matriz deste Decreto;
II – adotar procedimentos setoriais compatíveis com o presente Diploma;
III – editar atos e instruções internas para aplicação prática (modelos, checklists, parâmetros de prova).
Parágrafo único – A decisão setorial que implique alteração do rito atribuído pelo autuador deverá ser motivada e registrada no processo.
CAPÍTULO XI
DOS RECURSOS, RETIFICAÇÕES E RESPONSABILIDADES
Art. 31 – As decisões desfavoráveis poderão ser impugnadas nos termos da legislação aplicável, com observância de prazos recíprocos e do princípio do contraditório.
Art. 32 – O interessado pode requerer retificação de dados pessoais constantes dos autos, nos termos da LGPD; a unidade competente deverá analisar o pedido em prazo razoável e registrar a correção, quando procedente.
Art. 33 – O servidor que embaraçar o processo e/ou atuar em descompasso com as regras de autuação, instrução e conservação de autos poderá responder disciplinarmente, além da responsabilidade civil ou penal quando cabíveis.
Parágrafo único – No caso concreto, fica obrigatória a observância do disposto no Estatuto do Servidor Público Municipal, Lei Complementar nº 04/2023.
CAPÍTULO XII
DO ACESSO, ARQUIVAMENTO E PRESERVAÇÃO
Art. 34 – O Município disponibilizará, quando possível e sem violar sigilo legal, mecanismos de consulta pública ao andamento de processos de interesse coletivo, e meio de consulta para interessados aos seus autos.
Art. 35 – Os autos deverão ser preservados conforme tabelas de temporalidade, e a migração para meio digital deverá observar requisitos de integridade e preservação a longo prazo.
Art. 36 – Os registros de logs e auditoria deverão ser mantidos por, no mínimo, 5 (cinco) anos, salvo exigência legal diversa.
CAPÍTULO XIII
DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Art. 37 – Os documentos eletrônicos produzidos por usuários internos, terão garantia de integridade, autoria e autenticidade, mediante utilização, por seu subscritor, de assinatura eletrônica simples ou qualificada, observados os requisitos e critérios estabelecidos neste Decreto.
Parágrafo único – As assinaturas eletrônicas são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular a guarda e sigilo de sua senha.
Art. 38 – Os usuários externos poderão assinar os documentos produzidos utilizando-se de assinatura eletrônica simples, excetuados os casos em que a parte interessada firme obrigação junto ao Município, ocasião em que será obrigatória a utilização de assinatura eletrônica qualificada.
§ 1º – As senhas cadastradas são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§ 2º – O disposto neste artigo não se aplica às hipóteses legais de anonimato.
§ 3º – Os documentos eletrônicos juntados por usuários externos aos autos dos processos eletrônicos serão considerados legalmente assinados pelos respectivos requerentes ao receberem assinatura eletrônica simples, gerada pelo sistema de protocolo do Município, excetuados os casos em que é exigida a utilização de assinatura eletrônica qualificada, nos termos do caput deste artigo.
Art. 39 – As disposições deste Decreto se aplicarão subsidiariamente ao disposto no Decreto nº 4.915/2021, que dispõe sobre medidas de simplificação e facilitação para emissão de certidões e recolhimento de impostos no âmbito municipal, concedendo acesso universal a população.
Art. 40 – Os processos administrativos ainda físicos, continuarão tramitando em meio físico até que sejam implantados sistemas eletrônicos próprios, podendo o órgão competente determinar a digitalização certificada de documentos para fins de preservação ou apoio à gestão cadastral.
Parágrafo único – A Administração Municipal deverá promover ações progressivas de modernização administrativa, visando a implantação e integração de procedimentos digitais ou híbridos, assegurando a compatibilidade entre os regimes e a integridade das informações já existentes.
Art. 41 – Para os processos para os quais haja indícios de dados incompletos, imprecisos ou inconsistentes, será aplicado o regime físico ou híbrido, com instrução documental completa, vistoria ou diligência quando necessária, podendo a Administração requerer complementação ou atualização documental mesmo após a concessão do ato, com comunicação formal ao interessado.
Art. 42 – Para processos classificados como Complexos/Críticos nos termos deste Decreto, aplica-se subsidiariamente o Decreto Municipal nº 4.389/2016 quanto a formalidades, autuação, rubricas e demais procedimentos físicos, sem prejuízo das disposições aqui previstas quanto à digitalização certificada e proteção de dados.
Art. 43 – A Prefeitura avaliará periodicamente a necessidade de atualização das normas de procedimento e de padronização técnica, sem prejuízo da autoaplicabilidade deste Diploma.
Art. 44 – Este Decreto observa, no que couber, as diretrizes gerais da Política Municipal de Gestão Documental, especialmente no tocante à preservação, temporalidade e destinação final dos processos administrativos, sem prejuízo da autonomia funcional e da desburocratização aqui previstas.
Parágrafo único – O arquivamento final observará, sem prejuízo da tramitação prática deste Decreto, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação Municipal.
Art. 45 – A migração de processos físicos para o meio digital não implica eliminação automática do suporte físico, observando-se, quando necessária a eliminação, o procedimento previsto no Decreto Municipal nº 5.316/2025.
Art. 46 – Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial o Decreto Municipal nº 4.871/2021.
REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE. AFIXE-SE. CUMPRA-SE.
Aparecida, 17 de novembro de 2025.
JOSÉ LUIZ RODRIGUES
Prefeito Municipal
Registrada e Publicada na Secretaria Municipal de Planejamento e Governo em 17 de novembro de 2025.
ÉRICA SOLER SANTOS DE OLIVEIRA
Secretário Municipal de Planejamento e Governo
 ANEXO I
MATRIZ DE EXIGÊNCIAS DOCUMENTAIS
(Referido no art. 8º do Decreto nº 5.317/2025)
1. PROCESSOS SIMPLES — RITO SIMPLIFICADO DIGITAL
Características:
Baixo risco jurídico, fiscal, ambiental ou patrimonial;
Sem impacto econômico relevante;
Demanda unifásica (um pedido, uma decisão);
Não depende de diligência, parecer técnico, vistoria ou conferência externa.
Exemplos:
Emissão de certidões negativas ou positivas;
Solicitação de cópias de documentos;
Atualização cadastral simples;
Pedido de baixa de taxa sem reflexo tributário;
Requerimento de informações públicas (Lei nº 12.527/2011);
Agendamento ou comunicação administrativa sem conteúdo decisório relevante.
Documentos mínimos exigíveis:
Documento oficial de identificação (RG, CNH ou equivalente) — cópia digitalizada ou simples apresentação presencial para conferência;
Comprovante simples de vínculo com o objeto do pedido (por exemplo, número de inscrição imobiliária ou alvará);
Requerimento padrão, físico ou eletrônico, com assinatura simples ou eletrônica;
Endereço eletrônico (e-mail ou domicílio digital) para comunicações, se aplicável.
Facultativos (a critério do servidor, conforme fé pública):
Procuração simples (quando representante legal);
Comprovante de residência, quando imprescindivelmente essencial para instrução;
Declaração do próprio requerente em substituição a documentos simples (“declaração substitutiva de veracidade”, conforme art. 3º, IV, da Lei da Liberdade Econômica).
Observações:
Não se exige reconhecimento de firma, autenticação ou cópia física, se o servidor puder certificar autenticidade mediante fé pública;
O processo deve tramitar preferencialmente em meio digital, salvo indisponibilidade técnica do sistema.
2. PROCESSOS MÉDIOS — RITO ORDINÁRIO / HÍBRIDO
Características:
Envolvem verificação documental intermediária;
Podem demandar parecer técnico simples ou conferência intersetorial;
Possuem reflexos financeiros, tributários ou cadastrais moderados;
Não demandam perícia, mas podem requerer diligência ou vistoria pontual.
Exemplos:
Solicitação de renovação de licença ou alvará;
Regularização cadastral de imóvel ou empresa;
Pedidos de restituição de valores (taxas, contribuições, etc.);
Requerimentos tributários com impacto de exercício corrente;
Protocolos de denúncia administrativa não sigilosos;
Pedidos de parcelamento ou revisão de débito.
Documentos mínimos exigíveis:
Documento oficial de identificação (física ou digital) do requerente e, quando aplicável, do responsável legal;
CPF/CNPJ e comprovante de inscrição municipal, estadual ou federal;
Procuração ou contrato social, quando o pedido for feito por representante;
Documentos comprobatórios do pedido (por exemplo: carnê, guia de tributo, matrícula, contrato, nota fiscal);
Requerimento padrão ou formulário próprio do setor;
Prova de inexistência de pendências impeditivas (quando aplicável);
Termo de ciência ou declaração de veracidade, conforme modelo administrativo (quando aplicável).
Facultativos / a critério técnico:
Comprovante de endereço (do imóvel, estabelecimento ou contribuinte);
Parecer técnico da área (fiscalização, contabilidade, engenharia, jurídico);
Certidão ou comprovante emitido por outro órgão público (substituível por consulta eletrônica);
Comprovação de regularidade fiscal simplificada (situação CNPJ, inscrição municipal).
Observações:
Tramitação preferencialmente digital, mas admite documentos físicos quando exigidos por lei ou pela natureza da prova;
O processo poderá migrar para o meio digital após instrução inicial, mediante digitalização certificada;
No tocante a parcelamentos de débitos, o pagamento de tributo em guia única será considerado como “regime de exceção”, obedecendo este último ao rito simples.
3. PROCESSOS COMPLEXOS / CRÍTICOS — RITO LEGADO / FÍSICO OU HÍBRIDO
Características:
Elevado risco jurídico, fiscal, ambiental ou urbanístico;
Necessidade de análise técnica multidisciplinar;
Produção de prova, vistoria, perícia, parecer jurídico ou técnico especializado;
Impacto financeiro ou patrimonial relevante;
Tramitação por diversos setores, com instrução extensa.
Exemplos:
Processos de licenciamento ambiental, urbanístico ou sanitário de empreendimentos;
Aprovação de loteamento, desmembramento ou regularização fundiária;
Concessão ou permissão de uso de bens públicos;
Contratos administrativos e convênios complexos;
Revisões tributárias retroativas ou de grande valor;
Procedimentos de desapropriação, indenização ou processos de natureza patrimonial.
Documentos exigíveis (Decreto nº 4.389/2016 + boas práticas atuais):
Requerimento formal, assinado fisicamente ou com certificação digital avançada;
Cópia autenticada do documento de identidade e CPF/CNPJ do requerente;
Comprovante de propriedade, posse ou autorização (matrícula, contrato, escritura ou documento equivalente);
Procuração com poderes específicos, reconhecida em cartório (quando mandatário);
Certidões negativas de débitos municipais, estaduais e federais;
Planta, croqui, memorial descritivo, laudo técnico ou estudo de impacto, conforme natureza do processo;
Parecer técnico prévio da unidade responsável;
Declaração de conformidade com normas ambientais, sanitárias e urbanísticas, quando cabível;
Relatórios fotográficos, mapas ou documentação complementar pertinente;
Cópias de documentos correlatos (licenças, autorizações, alvarás anteriores, certidões de ônus reais);
Parecer jurídico e técnico conclusivo antes da decisão final.
Observações:
Serão observadas as formalidades do Decreto nº 4.389/2016, aplicando-se subsidiariamente às disposições deste Anexo;
A tramitação poderá ocorrer em meio físico, híbrido ou digital, conforme decisão motivada da autoridade competente, considerando a natureza, a complexidade e o risco do processo, ainda, a oferta de tecnologia;
É obrigatória a motivação expressa para cada decisão, inclusive despachos intermediários;
Dados pessoais e sensíveis devem ser tratados conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), inclusive nos autos físicos, com uso de termo de confidencialidade e controle de acesso;
Concluída a tramitação física, o processo deverá ser digitalizado para fins de preservação e consulta.
4. REGRAS TRANSVERSAIS (APLICÁVEIS A TODOS OS NÍVEIS)
Autodeclaração substitutiva: Sempre que possível, o interessado poderá substituir documentos simples por declaração de veracidade, sob responsabilidade civil, penal e administrativa, conforme a Lei nº 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica).
Verificação de ofício: Sempre que a informação constar de base pública oficial (ex.: Receita Federal, Cadesp, CNIR, Sinter, etc.), o servidor deverá preferir a consulta eletrônica à exigência de cópia física.
Padronização setorial: Cada secretaria poderá editar ato administrativo detalhando documentos específicos exigidos para os tipos de processo sob sua competência, respeitando o rol mínimo definido neste Anexo.
Transição tecnológica: Os processos que atualmente exigem documentação extensa poderão migrar gradualmente ao regime híbrido ou digital, conforme evolução do cadastro municipal e disponibilidade técnica, observada a conveniência e oportunidade administrativa.
Prevalência da fé pública: Nos casos de dúvida documental, prevalecerá a certificação do servidor público, sem prejuízo de posterior conferência, respeitado o princípio da boa-fé do administrado.
Nota interpretativa
Para efeito de aplicação, o presente Anexo tem caráter normativo e integra o Decreto nº 5.317/2025, produzindo efeitos imediatos. Nos casos omissos, aplica-se subsidiariamente o Decreto nº 4.389/2016, sem prejuízo das disposições deste Diploma e da legislação correlata.
ANEXO II
MODELOS PADRONIZADOS DE DECLARAÇÃO E TERMO
1. DECLARAÇÃO SUBSTITUTIVA DE VERACIDADE
(Conforme art. 4º, IV, da Lei 13.874/2019 — Lei da Liberdade Econômica, e arts. 16 e 12 do Decreto nº 5.317/2025)
DECLARAÇÃO SUBSTITUTIVA DE VERACIDADE
Eu, ______________________________________, ( nome completo ) portador(a) do RG nº ______________________, CPF nº ______________________, residente e domiciliado(a) à __________________________________________, na qualidade de (interessado / representante legal / responsável técnico), venho, sob as penas da lei, DECLARAR para os devidos fins que:
As informações e os documentos apresentados no processo administrativo nº __________ correspondem à verdade dos fatos e são de minha responsabilidade;
Os documentos substituídos por esta declaração encontram-se sob minha guarda e poderão ser apresentados a qualquer tempo, caso solicitados pela Administração;
Estou ciente de que a falsidade ou omissão de informações constitui infração administrativa, civil e penal, nos termos da legislação vigente;
Autorizo a Administração Municipal a verificar, por meio de bases públicas oficiais ou cruzamento eletrônico de dados, a veracidade das informações aqui prestadas.
Por ser expressão da verdade, firmo a presente.
 Aparecida, ____ de ________________ de 2025.
 Assinatura do declarante
 ( Nome completo / função )
 2. TERMO DE CIÊNCIA E RESPONSABILIDADE
(Conforme arts. 6º, 16 e 30 do Decreto nº 5.317/2025)
TERMO DE CIÊNCIA E RESPONSABILIDADE
Eu, ______________________________________, ( nome completo ) portador(a) do RG nº ______________________, CPF nº ______________________, na qualidade de (interessado / representante legal / responsável técnico), declaro que:
Tomei ciência das informações constantes do processo administrativo nº __________, especialmente quanto às exigências legais, prazos e obrigações correspondentes;
Comprometo-me a apresentar, no prazo fixado, eventuais documentos ou complementações solicitadas, sob pena de indeferimento do pedido;
Assumo total responsabilidade pelas informações e documentos apresentados, respondendo por eventuais falsidades ou omissões;
Autorizo a Administração Municipal a consultar bases oficiais e compartilhar, de forma controlada, os dados estritamente necessários à instrução do processo, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018);
Reconheço que o presente termo integra os autos do processo, produzindo efeitos jurídicos imediatos.
Aparecida, ____ de ________________ de 2025.
Assinatura do declarante
( Nome completo / função )