Ementa Institui a Política Municipal de Gestão Documental e o Sistema Municipal de Arquivos, regulamenta procedimentos técnicos de avaliação, guarda, preservação e eliminação de documentos públicos, estabelece normas de proteção de dados pessoais no âmbito arquivístico e dá outras providências.
CONSIDERANDO o disposto no art. 37 da Constituição Federal, que consagra os princípios da legalidade, moralidade, publicidade, eficiência e impessoalidade na Administração Pública;
CONSIDERANDO o art. 216, §2º, da Constituição Federal, que impõe ao Poder Público o dever de garantir a gestão da documentação governamental e de franquear sua consulta a quem dela necessite;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que institui a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, Lei Municipal nº 4.439, de 19 de julho de 2022, que regulam o acesso a informações públicas (Lei de Acesso à Informação);
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Decreto Municipal nº 4.974, de 19 de julho de 2022, que dispõem sobre a proteção de dados pessoais (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD);
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 14.129, de 29 de março de 2021, Lei Municipal nº 4.391, de 28 de dezembro de 2021 (Lei de Governo Digital), que estabelecem princípios e regras para a transformação digital da Administração Pública;
CONSIDERANDO o Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta os requisitos técnicos para digitalização de documentos públicos e privados produzidos em meio analógico;
CONSIDERANDO as Resoluções nº 14/2001, nº 40/2014, nº 43/2015 e nº 47/2020 do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, que dispõem sobre gestão de documentos, requisitos para sistemas eletrônicos e instrumentos de gestão arquivística;
CONSIDERANDO, por fim, a necessidade de consolidar em único diploma normativo municipal as regras de organização, avaliação, preservação e eliminação de documentos, bem como os parâmetros de proteção de dados pessoais e de preservação da memória institucional;
JOSÉ LUIZ RODRIGUES, Prefeito Municipal da Estância Turístico-Religiosa de Aparecida/SP, no uso das atribuições legais,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º – Fica instituída a Política Municipal de Gestão Documental e de Proteção de Dados Arquivísticos, com o objetivo de assegurar a produção, tramitação, uso, avaliação, destinação, preservação e acesso a documentos e informações produzidos ou recebidos pela Administração Pública Municipal, em qualquer suporte, formato ou estágio do ciclo documental.
Art. 2º – A gestão documental constitui atividade pública essencial, contínua e permanente, de natureza técnica e administrativa, visando garantir a integridade, autenticidade, confiabilidade e acessibilidade dos documentos públicos.
Art. 3º – A aplicação deste Decreto é obrigatória para:
I – os órgãos e entidades da Administração Direta;
II – as autarquias, fundações públicas e fundos municipais;
III – os consórcios, quando o Município de Aparecida for integrante;
IV – os órgãos de apoio e controle interno do Poder Executivo Municipal.
Art. 4º – As disposições deste Decreto aplicam-se, no que couber, aos documentos públicos produzidos por particulares em colaboração com o Poder Público Municipal, mediante convênios, parcerias, contratos de gestão ou instrumentos congêneres.
Art. 5º – A gestão documental observará os princípios constitucionais da administração pública e os específicos da política arquivística, em especial:
I – legalidade e continuidade administrativa;
II – eficiência e racionalidade;
III – publicidade e transparência;
IV – proteção de dados pessoais e confidencialidade;
V – autenticidade, integridade, confiabilidade e acessibilidade;
VI – preservação da memória institucional e do patrimônio documental;
VII – universalidade e interesse público do acesso à informação.
Art. 6º – Para os fins deste Decreto, entende-se por:
I – Documento: toda informação registrada, independentemente do suporte ou formato, produzida ou recebida por órgãos ou entidades públicas no exercício de suas funções;
II – Gestão Documental: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos;
III – Avaliação Documental: processo de análise que define prazos de guarda e destinação final, com base em valores administrativos, legais, fiscais, probatórios e históricos;
IV – Arquivo Público Municipal: o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelos órgãos e entidades do Município, dotado de valor primário ou secundário, sob guarda permanente do Poder Público;
V – Documento Corrente: aquele em uso frequente nas atividades administrativas;
VI – Documento Intermediário: aquele que, embora sem uso corrente, deve ser guardado por motivos legais ou administrativos;
VII – Documento Permanente: aquele que, pela relevância histórica, informativa, probatória ou cultural, deve ser preservado indefinidamente;
VIII – Tabela de Temporalidade: instrumento que define prazos de guarda e destinação dos documentos, segundo o valor e a fase de vida;
IX – Plano de Classificação: estrutura lógica de organização dos documentos segundo as funções e atividades da Administração;
X – CPAD: Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, instância técnica responsável pela avaliação e destinação documental;
XI – Órgão Central do Sistema de Arquivos: unidade administrativa responsável pela coordenação técnica das atividades de gestão documental;
XII – Arquivo Histórico Municipal: órgão destinado à guarda, preservação e difusão dos documentos de valor permanente;
XIII – Digitalização Certificada: processo de conversão de documentos analógicos em digitais, com garantia de autenticidade e integridade nos termos do Decreto Federal nº 10.278/2020;
XIV – Dados Pessoais Sensíveis: dados definidos no art. 5º, II, da Lei Federal nº 13.709/2018, cuja manipulação em arquivos públicos requer controle específico;
XV – Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq): ambiente técnico de preservação digital que assegura a perenidade e autenticidade de documentos eletrônicos.
Art. 7º– São objetivos da Política Municipal de Gestão Documental:
I – promover o acesso rápido, seguro e eficiente às informações públicas;
II – garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos públicos;
III – racionalizar a produção documental e evitar acumulações indevidas;
IV – assegurar o cumprimento de prazos legais de guarda;
V – preservar os documentos de valor histórico, probatório e cultural;
VI – integrar a gestão documental com as políticas de transparência, controle interno e proteção de dados;
VII – fortalecer a memória administrativa e histórica do Município de Aparecida.
Art. 8º – A gestão documental deverá ser realizada de forma descentralizada, observadas as diretrizes do Sistema Municipal de Arquivos, com autonomia técnica das unidades administrativas, respeitada a coordenação normativa da Secretaria Municipal de Administração.
CAPÍTULO II
DO SISTEMA MUNICIPAL DE ARQUIVOS (SMA)
Art. 9º – Fica instituído o Sistema Municipal de Arquivos – SMA, responsável pela implementação, padronização e integração das atividades de gestão documental no âmbito da Administração Municipal.
Art. 10 – O SMA é composto por:
I – Órgão Central, sob responsabilidade da Secretaria Municipal de Administração;
II – Órgãos Setoriais, correspondentes às Secretarias Municipais e demais unidades da Administração Direta;
III – Subsistemas Vinculados, compostos pelas autarquias, fundações e fundos municipais;
IV – Arquivo Histórico Municipal, vinculado à Secretaria Municipal de Cultura, para custódia de documentos de valor permanente.
Art. 11 – Compete ao SMA:
I – formular e executar a Política Municipal de Gestão Documental;
II – assegurar a observância das normas e princípios arquivísticos;
III – promover a integração entre os órgãos e entidades;
IV – coordenar e padronizar os instrumentos técnicos de gestão;
V – fomentar a preservação da memória institucional e o acesso público à informação.
Art. 12 – Compete à Secretaria Municipal de Administração, na condição de Órgão Central do SMA:
I – elaborar normas e manuais técnicos complementares;
II – prestar suporte e orientação às unidades administrativas;
III – consolidar e revisar periodicamente os instrumentos de gestão documental;
IV – manter registro das deliberações das CPADs;
V – acompanhar o cumprimento das Tabelas de Temporalidade;
VI – não interferir no mérito das decisões técnicas das CPADs, salvo quando houver indícios de valor histórico, hipótese em que atuará conjuntamente com a Secretaria de Cultura;
VII – zelar pela aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados no tratamento documental, em parceria com o DPO;
VIII – coordenar ações de capacitação e atualização dos servidores que atuam na área de arquivo e protocolo.
Parágrafo único – As responsabilidades e atribuições previstas neste artigo poderão ser desempenhadas, no âmbito técnico-operacional, pelo Setor de Arquivo ou unidade equivalente, subordinada administrativamente à Secretaria Municipal de Administração, a quem caberá executar as atividades de guarda, conservação, avaliação, digitalização e destinação de documentos, conforme as diretrizes deste Decreto e as orientações da CPAD.
Art. 13 – Compete à Secretaria Municipal de Cultura, por meio do Arquivo Histórico Municipal:
I – custodiar e preservar documentos de valor permanente;
II – zelar pela integridade física, digital e intelectual do acervo histórico;
III – difundir os documentos e promover ações de educação patrimonial e cidadania;
IV – participar das decisões das CPADs quando houver valor histórico envolvido;
V – promover a digitalização, restauração e acesso controlado a acervos históricos;
VI – manter inventário atualizado do acervo sob sua guarda.
Art. 14 – O Sistema Municipal de Arquivos atuará de forma articulada com o Sistema Municipal de Acesso à Informação e com as atividades de proteção de dados pessoais, ambos coordenados pelo DPO, assegurando a integridade, a segurança e a transparência das informações públicas e pessoais sob custódia da Administração Municipal.
Art. 15 – Os órgãos e entidades da Administração Indireta deverão adequar seus procedimentos de gestão documental às diretrizes deste Decreto, podendo instituir CPAD-Setorial própria, observada a orientação técnica do Poder Executivo, por meio do Órgão Central (Secretaria Municipal de Administração) 
CAPÍTULO III
DA POLÍTICA MUNICIPAL DE GESTÃO DOCUMENTAL
Art. 16 – A Política Municipal de Gestão Documental é o instrumento orientador da produção, tramitação, uso, avaliação, destinação, preservação e acesso aos documentos públicos municipais, constituindo-se política pública essencial à administração, à transparência e à proteção de direitos individuais e coletivos.
Art. 17 – São objetivos específicos da Política Municipal de Gestão Documental:
I – implantar práticas padronizadas de gestão de documentos em todas as fases de seu ciclo vital;
II – evitar a produção e o acúmulo indiscriminado de documentos e informações;
III – garantir o acesso, a autenticidade e a segurança da informação;
IV – estabelecer prazos de guarda e destinação final uniformes para toda a administração;
V – proteger dados pessoais e sensíveis constantes em documentos e bases de dados arquivísticas;
VI – assegurar a transparência e o controle social da gestão pública;
VII – promover a preservação da memória administrativa, histórica e cultural do Município de Aparecida.
Art. 18 – A Política Municipal de Gestão Documental integra-se às demais políticas públicas de:
I – acesso à informação e transparência ativa e passiva;
II – governo digital e transformação tecnológica;
III – controle interno e correição administrativa;
IV – segurança da informação e proteção de dados pessoais;
V – educação patrimonial e preservação cultural.
Art. 19 – As ações de gestão documental deverão ser planejadas e executadas segundo os princípios da economicidade, eficiência, rastreabilidade e sustentabilidade ambiental, observando-se a eliminação controlada de materiais e a reciclagem de resíduos.
Art. 20 – É dever de cada órgão ou entidade municipal assegurar que todos os documentos produzidos ou recebidos estejam devidamente identificados, registrados, classificados e guardados de acordo com a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação instituídos por este Decreto.
Art. 21 – Os dirigentes das Secretarias e entidades municipais são responsáveis pela implantação e funcionamento dos procedimentos de gestão documental em suas respectivas unidades, respondendo solidariamente por irregularidades, extravios ou eliminações indevidas.
Seção I
Dos Instrumentos de Gestão Documental
Art. 22 – São instrumentos fundamentais da gestão documental:
I – o Plano de Classificação de Documentos, que organiza a documentação segundo as funções e atividades da administração;
II – a Tabela de Temporalidade de Documentos, que fixa prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e define a destinação final;
III – o Manual de Procedimentos Arquivísticos, que detalha fluxos, rotinas e responsabilidades;
IV – o Cadastro Geral de Acervos Municipais, mantido pela Secretaria Municipal de Administração.
Parágrafo único – Os instrumentos referidos neste artigo serão instituídos, aprovados e atualizados por ato do Órgão Central do SMA, mediante parecer técnico da CPAD, observado o disposto neste Decreto.
Art. 23 – Os instrumentos referidos no artigo anterior terão caráter normativo e obrigatório, devendo ser revisados e atualizados periodicamente pela CPAD e aprovados por portaria.
Art. 24 – A Tabela de Temporalidade será aplicada a todos os tipos de documentos, em meio físico ou digital, e sua observância é condição necessária para qualquer eliminação, transferência ou recolhimento de documentos.
Art. 25 – Nenhum documento poderá ser eliminado, transferido ou recolhido sem prévia análise e parecer técnico da CPAD competente.
Seção II
Das Fases do Ciclo Documental
Art. 26 – O ciclo de vida dos documentos compreende três fases distintas:
I – Fase Corrente: período em que o documento é utilizado com frequência e deve permanecer junto à unidade que o produziu;
II – Fase Intermediária: período em que o documento, embora sem uso corrente, deve ser mantido para fins legais, administrativos ou de controle;
III – Fase Permanente: período em que o documento é preservado definitivamente, em razão de seu valor histórico, informativo ou probatório.
Art. 27 – A passagem de uma fase para outra será realizada mediante critérios técnicos definidos pela CPAD, observando-se prazos de guarda e destinação final estabelecidos na Tabela de Temporalidade.
Art. 28 – Compete às unidades administrativas produtoras:
I – assegurar a correta organização e identificação dos documentos sob sua guarda;
II – manter controle de tramitação, prazos e transferências;
III – garantir a segurança física e digital dos documentos;
IV – adotar medidas de proteção de dados pessoais e sigilosos;
V – comunicar à CPAD quaisquer ocorrências de perda, dano ou irregularidade.
CAPÍTULO IV
DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS – CPAD
Art. 29 – Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, vinculada à Secretaria Municipal de Administração, com autonomia técnica e caráter deliberativo no âmbito da gestão documental.
Art. 30 – Compete à CPAD:
I – elaborar, revisar e propor alterações na Tabela de Temporalidade e no Plano de Classificação;
II – avaliar e decidir sobre a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelos órgãos municipais;
III – emitir parecer técnico sobre propostas de eliminação ou recolhimento;
IV – assegurar a observância das normas arquivísticas e da LGPD;
V – propor medidas de preservação e difusão de documentos de valor histórico, cultural ou informativo;
VI – registrar suas decisões em atas numeradas e arquivadas permanentemente.
Art. 31 – A CPAD será composta por, no mínimo, três membros titulares, designados por portaria do Prefeito Municipal, sendo:
I – dois representantes da Secretaria Municipal de Administração;
II – um representante da Secretaria Municipal de Cultura.
§ 1º – Quando a matéria envolver documentos específicos de determinada secretaria, poderá ser nomeado um representante da área demandante.
§ 2º – Poderão ser convidados, sem direito a voto, representantes de entidades públicas ou privadas, especialistas ou pesquisadores na área de gestão documental, patrimônio ou arquivologia.
Art. 32 – As decisões da CPAD terão caráter técnico e obrigatório para todas as unidades administrativas, salvo quanto a matérias que envolvam valor histórico, hipótese em que dependerão de parecer final da Secretaria Municipal de Cultura.
Art. 33 – As CPADs Setoriais das autarquias e fundações municipais seguirão as mesmas diretrizes deste Decreto, devendo remeter anualmente à Secretaria de Administração relatório consolidado de decisões de avaliação e eliminação documental.
Art. 34 – As atas, pareceres e termos de eliminação lavrados pela CPAD terão fé pública e constituirão prova administrativa das ações de avaliação e destinação documental realizadas.
CAPÍTULO V
DO CICLO DE VIDA, CLASSIFICAÇÃO, AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DOCUMENTAL
Seção I
Da Classificação
Art. 35 – A classificação dos documentos será feita segundo o Plano de Classificação Municipal, que organiza as séries e subséries documentais conforme as funções e atividades da Administração Pública.
Art. 36 – A classificação deverá ser aplicada no momento da produção do documento, garantindo o controle do trâmite e o respeito às competências funcionais.
Art. 37 – Cada documento deverá conter código, título, data, produtor e vinculação funcional, de modo a permitir sua identificação inequívoca e rastreabilidade.
Seção II
Da Avaliação e Destinação
Art. 38 – A avaliação documental consiste na análise técnica destinada a determinar o valor e os prazos de guarda dos documentos, observando critérios de relevância administrativa, jurídica, fiscal e histórica.
Art. 39 – O resultado da avaliação será a definição de:
I – prazos de guarda nas fases corrente e intermediária;
II – destinação final (eliminação ou guarda permanente);
III – eventuais restrições de acesso.
Art. 40 – O parecer técnico de avaliação deverá ser fundamentado e aprovado pela CPAD, com registro em ata e publicação de extrato para fins de publicidade e controle.
Art. 41 – Nenhum documento poderá ser eliminado ou transferido para o Arquivo Histórico sem observância do procedimento formal de avaliação e autorização da CPAD.
Art. 42 – A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD atuará em cooperação técnica com a Comissão de Acesso à Informação, instituída pela Lei Municipal nº 4.439/2022, especialmente nos procedimentos que envolvam classificação de informações e definição de prazos de restrição de acesso.
§ 1º– A decisão sobre o grau e o prazo de sigilo de informações caberá exclusivamente à Comissão de Acesso à Informação, observada a legislação específica.
§ 2º– Caberá à CPAD assegurar que os prazos de guarda documental mantenham coerência com os prazos de restrição de acesso definidos pela referida Comissão.
§ 3º– As duas Comissões poderão instituir grupo técnico conjunto para dirimir dúvidas sobre a aplicação simultânea da Lei de Acesso à Informação e das normas arquivísticas municipais.
Art. 43 – Os prazos de guarda poderão ser suspensos ou prorrogados quando:
I – houver litígio, processo judicial, auditoria ou sindicância em curso;
II – houver interesse público ou determinação de autoridade competente;
III – o documento contiver dados pessoais que ainda não possam ser anonimizados.
Art. 44 – O descumprimento dos prazos e procedimentos previstos implicará responsabilidade administrativa, civil e penal do agente público responsável.
CAPÍTULO VI
DA DIGITALIZAÇÃO, CONVERSÃO DE SUPORTE E PRESERVAÇÃO ELETRÔNICA
Art. 45 – A digitalização de documentos públicos tem por finalidade garantir o acesso, a preservação e a economicidade administrativa, devendo ser executada com observância dos requisitos técnicos e legais que assegurem a autenticidade, integridade, confiabilidade, legibilidade e validade jurídica das imagens geradas.
Art. 46 – A digitalização certificada obedecerá aos parâmetros estabelecidos pelo Decreto Federal nº 10.278/2020 e pelas normas do CONARQ, devendo observar:
I – identificação inequívoca do processo e dos documentos digitalizados;
II – integridade das informações e preservação dos metadados de origem;
III – geração de cópia fiel, integral e verificável do original;
IV – utilização de formatos e padrões abertos que garantam a interoperabilidade;
V – certificação digital conforme a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil;
VI – armazenamento em ambiente tecnológico seguro e auditável.
Art. 47 – A digitalização não dispensa a guarda do documento original até a manifestação da CPAD quanto à sua eliminação, salvo nos casos expressamente autorizados em legislação federal específica.
Art. 48 – A eliminação de documentos físicos após digitalização somente poderá ocorrer se:
I – houver parecer técnico favorável da CPAD;
II – for assegurada a integridade e a autenticidade das cópias digitais;
III – o processo de digitalização tiver sido certificado por meio de auditoria técnica.
Art. 49 – O documento digital produzido ou digitalizado com observância deste Decreto e do Decreto Federal nº 10.278/2020 possui o mesmo valor probatório e validade jurídica do documento original, ressalvadas as hipóteses legais de conservação obrigatória do suporte físico.
Art. 50 – Os documentos digitais deverão ser armazenados em Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), dotado de controle de integridade, autenticidade e rastreabilidade, observando as seguintes condições mínimas:
I – estrutura tecnológica redundante e com registro de logs;
II – política de backup e cópias de segurança em local distinto;
III – controle de acesso baseado em perfis e autorização hierárquica;
IV – mecanismos de auditoria interna e externa;
V – observância ao modelo e-ARQ Brasil e às normas de preservação digital de longo prazo.
Art. 51 – A Secretaria Municipal de Administração expedirá instruções técnicas complementares sobre:
I – padrões de digitalização e indexação de documentos;
II – periodicidade de auditorias e verificações de integridade;
III – prazos de retenção e migração tecnológica;
IV – requisitos para preservação digital permanente;
V – garantia da interoperabilidade dos sistemas de gestão documental com o Sistema Eletrônico de Informação ao Cidadão (e-SIC), assegurando acesso transparente aos documentos públicos não sigilosos.
CAPÍTULO VII
DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 52 – A eliminação de documentos públicos é ato administrativo vinculado, de caráter técnico e definitivo, destinado à destruição de documentos cujo valor administrativo, legal, fiscal ou probatório tenha se extinguido, observadas as normas deste Decreto e as Resoluções do CONARQ.
Art. 53 – A eliminação de documentos obedecerá às seguintes etapas:
I – identificação e listagem dos documentos passíveis de eliminação, conforme Tabela de Temporalidade;
II – parecer técnico e autorização formal da CPAD;
III – publicação de edital de ciência, com prazo de 30 (trinta) dias para impugnações;
IV – lavratura do Termo de Eliminação de Documentos, contendo identificação das séries, quantidades, datas-limite, método de eliminação documental e assinatura dos responsáveis;
V – execução da eliminação por método seguro e irreversível;
VI – arquivamento permanente do termo e da documentação comprobatória.
Art. 54 – O edital de ciência a que se refere o inciso III do artigo anterior será publicado no Diário Oficial do Município e divulgado no sítio eletrônico oficial, devendo conter a relação das séries documentais, prazos de guarda cumpridos, volume aproximado e unidade administrativa produtora.
Art. 55 – O Termo de Eliminação de Documentos é instrumento de fé pública e constituirá prova administrativa do cumprimento dos requisitos legais e técnicos para a eliminação.
Art. 56 – É expressamente vedada a eliminação de documentos que:
I – possuam valor histórico, probatório, informativo, cultural ou científico;
II – estejam relacionados a processos administrativos, sindicâncias ou ações judiciais em curso;
III – contenham dados pessoais ainda necessários ao cumprimento da finalidade original;
IV – estejam sob auditoria ou inspeção de órgãos de controle interno ou externo.
Art. 57 – A eliminação será realizada preferencialmente por trituração, fragmentação, incineração controlada ou outro método que garanta a eliminação documental completa e a irreversibilidade das informações, observadas as normas ambientais e de segurança.
Art. 58 – O material residual proveniente da eliminação poderá ser destinado à reciclagem ambientalmente adequada, mediante contrato com empresa especializada, respeitando as exigências da Lei nº 12.305/2010 (Política Nacional de Resíduos Sólidos).
Art. 59 – A eliminação irregular de documentos públicos, sem observância dos procedimentos previstos, sujeitará o responsável às sanções administrativas, civis e penais cabíveis, inclusive por improbidade administrativa, nos termos da Lei Federal nº 8.429/1992 e da Lei nº 14.230/2021.
CAPÍTULO VIII
DO RECOLHIMENTO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DE VALOR PERMANENTE
Art. 60 – O recolhimento é o processo de transferência definitiva de documentos das fases corrente ou intermediária para o Arquivo Histórico Municipal, em razão de seu valor permanente.
Art. 61 – Compete à Secretaria Municipal de Cultura, por meio do Arquivo Histórico Municipal:
I – receber, custodiar e preservar documentos de valor permanente;
II – manter inventário atualizado do acervo e dos instrumentos de pesquisa;
III – assegurar as condições físicas e tecnológicas adequadas à conservação dos documentos;
IV – promover a digitalização, descrição e difusão dos acervos históricos;
V – assegurar o acesso público, respeitados os sigilos legais e as restrições de proteção de dados pessoais.
Art. 62 – O recolhimento será precedido de:
I – parecer técnico da CPAD atestando o valor permanente;
II – elaboração de termo de transferência de guarda;
III – conferência física e digital dos documentos transferidos;
IV – atualização do cadastro de acervos.
Art. 63 – Os documentos recolhidos ao Arquivo Histórico Municipal são inalienáveis, imprescritíveis e insuscetíveis de eliminação.
Art. 64 – A Secretaria Municipal de Cultura poderá celebrar convênios, termos de cooperação e parcerias com instituições públicas e privadas, nacionais ou internacionais, para a preservação, digitalização, restauração e difusão de acervos históricos.
Art. 65 – É vedada a retirada ou empréstimo de documentos do Arquivo Histórico Municipal, salvo por determinação judicial ou para atividades de conservação, restauro ou digitalização, devidamente registradas em termo próprio.
Art. 66 – O Arquivo Histórico Municipal deverá observar as normas de conservação preventiva, climatização, controle de umidade e luminosidade, acondicionamento e manuseio seguro de documentos, conforme padrões do CONARQ e do Conselho Internacional de Arquivos – CIA/ICA.
Art. 67 – A Secretaria Municipal de Cultura manterá programa permanente de educação patrimonial e difusão da memória, visando à valorização do acervo histórico e à promoção da identidade cultural do Município.
CAPÍTULO IX
DA PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS E DO ACESSO À INFORMAÇÃO
Art. 68 – O tratamento de dados pessoais no âmbito arquivístico do Município de Aparecida observará rigorosamente o disposto na Lei Federal nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD), no Decreto Municipal nº 4.974/2022 e nas orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD.
Art. 69 – Considera-se tratamento de dados pessoais, para fins deste Decreto, toda operação realizada com informações identificadas ou identificáveis constantes em documentos públicos, inclusive as etapas de coleta, produção, recepção, classificação, armazenamento, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, eliminação, avaliação, arquivamento ou qualquer outra forma de manipulação.
Art. 70 – As atividades de gestão documental que envolvam dados pessoais e sensíveis deverão observar, além dos princípios arquivísticos, os princípios da proteção de dados pessoais, especialmente:
I – finalidade e adequação;
II – necessidade e minimização da coleta;
III – livre acesso e transparência;
IV – qualidade e exatidão das informações;
V – segurança e prevenção;
VI – responsabilização e prestação de contas.
Art. 71 – É vedado o tratamento de dados pessoais sensíveis contidos em documentos arquivísticos sem base legal expressa, salvo:
I – quando indispensável para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
II – quando necessário para a execução de políticas públicas;
III – quando houver consentimento específico do titular;
IV – para exercício regular de direitos, inclusive em processo administrativo ou judicial;
V – para proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiro;
VI – para tutela da saúde, exclusivamente em procedimento realizado por profissionais ou entidades da área.
Art. 72 – Compete ao Encarregado Municipal de Proteção de Dados (DPO público):
I – zelar pelo cumprimento da LGPD no tratamento de dados arquivísticos;
II – orientar servidores e gestores quanto às boas práticas de proteção de dados;
III – recomendar medidas de anonimização e pseudonimização de informações;
IV – registrar e comunicar incidentes de segurança à ANPD e às autoridades competentes;
V – cooperar com a Secretaria de Administração e com a CPAD para revisão de fluxos e instrumentos técnicos;
VI – manter canal de comunicação com titulares de dados pessoais.
Art. 73 – Para os fins de harmonização normativa, considerando-se as disposições da Lei Municipal nº 4.439/2022, a responsabilidade expressa da Controladoria Geral do Município, como dispõe o Decreto nº 4.974/2022, refere-se ao Encarregado Municipal pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO público), nos termos do art. 41 da Lei Federal nº 13.709/2018 – LGPD.
§ 1º – Compete ao servidor correspondente da Controladoria Geral do Município exercer as funções do encarregado previstas na LGPD, sem prejuízo das atribuições conferidas pela Lei Municipal nº 4.439/2022, que institui o Sistema de Acesso à Informação.
§ 2º – O DPO atuará como instância de articulação entre o Sistema Municipal de Acesso à Informação, o Sistema Municipal de Arquivos e os titulares de dados pessoais, zelando pela conformidade normativa e pela proteção integral das informações tratadas pela Administração Pública Municipal.
§ 3º – Poderão ser designados encarregados setoriais em cada Secretaria, sob supervisão técnica do DPO, para execução operacional das atividades de proteção de dados. 
Art. 74 – A Secretaria Municipal de Administração deverá adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados, eliminação documental acidental ou ilícita, perda, alteração, comunicação ou difusão indevida.
Art. 75 – Todo incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares de dados pessoais deverá ser comunicado imediatamente ao DPO, ao Prefeito Municipal e, quando necessário, à ANPD, nos termos do art. 48 da LGPD.
Art. 76 – As cópias digitais ou físicas de documentos que contenham dados pessoais devem ser controladas quanto à quantidade, finalidade e tempo de uso, devendo ser destruídas ou anonimizadas após o encerramento da necessidade que justificou seu tratamento.
Art. 77 – O acesso a documentos e informações públicas observará a Lei Federal nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação – LAI) e as regras deste Decreto, assegurando-se o equilíbrio entre transparência e proteção de dados pessoais.
Parágrafo único – A classificação de informações quanto ao grau e prazo de sigilo observará integralmente o disposto na Lei Municipal nº 4.439/2022, cabendo à CPAD apenas assegurar a coerência arquivística e o cumprimento dos prazos de guarda correspondentes.
Art. 78 – O indeferimento de pedido de acesso deverá ser formalmente motivado, indicando a base legal que ampara a restrição e o prazo de sigilo, se houver.
Art. 79 – O trâmite dos pedidos de acesso à informação obedecerá ao fluxo e aos prazos definidos pela Lei Municipal nº 4.439/2022 e seus regulamentos, sob gestão da Controladoria Geral, na figura do DPO, na qualidade de autoridade responsável e encarregado público de dados pessoais.
§ 1º – Caberá às unidades administrativas detentoras das informações garantir a localização, avaliação e disponibilização tempestiva dos documentos solicitados, conforme seus prazos de guarda e classificação.
§ 2º – A omissão injustificada na resposta a pedido de acesso caracteriza infração funcional, sujeitando o agente às sanções previstas neste Decreto e na legislação correlata.
Art. 80 – As restrições de acesso baseadas em sigilo ou privacidade serão reavaliadas periodicamente, observados os prazos previstos na legislação federal e na Tabela de Temporalidade.
Art. 81 – Os órgãos e entidades deverão manter registros das solicitações de acesso, decisões, prazos e fundamentos, de modo a garantir rastreabilidade, transparência e prestação de contas.
Art. 82 – O disposto neste Capítulo não prejudica a aplicação cumulativa das sanções previstas na LGPD e na Lei de Acesso à Informação, sem prejuízo de outras responsabilidades administrativas, civis e penais.
CAPÍTULO X
DAS RESPONSABILIDADES, FISCALIZAÇÃO E SANÇÕES
Art. 83 – A execução das atividades de gestão documental é de responsabilidade direta dos dirigentes das unidades administrativas, cabendo-lhes assegurar a observância das normas deste Decreto e dos instrumentos técnicos aprovados pela CPAD.
Art. 84 – Constituem deveres específicos dos servidores e agentes públicos que atuem em gestão documental:
I – manter sob sua guarda os documentos produzidos e recebidos;
II – garantir a integridade física e digital dos documentos;
III – cumprir rigorosamente os prazos de guarda e destinação;
IV – respeitar as restrições de sigilo e proteção de dados pessoais;
V – comunicar à autoridade superior qualquer irregularidade, extravio ou dano;
VI – cooperar com auditorias, fiscalizações e levantamentos arquivísticos.
Art. 85 – A violação das normas estabelecidas neste Decreto caracteriza infração funcional grave e poderá ensejar:
I – advertência ou suspensão;
II – demissão, nos casos de dolo, má-fé ou eliminação documental intencional de documentos;
III – responsabilização civil por danos ao erário;
IV – representação ao Ministério Público, quando configurada improbidade administrativa.
Art. 86 – Caberá à Controladoria Interna, ao DPO e à Secretaria de Administração fiscalizar a aplicação deste Decreto, realizar inspeções, emitir recomendações e adotar medidas corretivas.
Art. 87 – As unidades de controle interno e a CPAD poderão requisitar informações, documentos e relatórios das Secretarias e entidades municipais, para verificação da conformidade das práticas de gestão documental.
Art. 88 – O descumprimento das determinações da CPAD ou da Secretaria de Administração sujeitará o dirigente responsável às medidas administrativas cabíveis e à responsabilização funcional.
CAPÍTULO XI
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Art. 89 – Os documentos e acervos existentes anteriormente à vigência deste Decreto deverão ser avaliados e classificados pela CPAD, conforme as diretrizes ora estabelecidas, no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) meses.
Art. 90 – A Secretaria Municipal de Administração poderá editar normas complementares, manuais e instruções técnicas necessárias à plena execução deste Decreto, observadas as normas do CONARQ e do Arquivo Nacional.
Art. 91 – A Secretaria Municipal de Cultura deverá elaborar, no prazo de 12 (doze) meses, o Plano Municipal de Preservação da Memória e do Patrimônio Documental, em articulação com a CPAD e o Órgão Central do Sistema Municipal de Arquivos.
Art. 92 – As políticas municipais de gestão documental, acesso à informação e proteção de dados pessoais compõem um sistema integrado, coordenado entre a Secretaria Municipal de Administração, a Controladoria Geral (DPO) e a Secretaria Municipal de Cultura, observadas suas competências legais específicas e autonomia técnica.
Art. 93 – Para fins do disposto na Lei Municipal nº 4.439/2022 e Decreto nº 4.974/2022 as competências da Controladoria Geral e do Encarregado da Proteção de Dados Pessoais (DPO) serão exercidas pelo Ouvidor Municipal.
§ 1º – Fica alterado o artigo 5º do Decreto nº 4.974/2022, passando a ter os seguintes dizeres:
Art. 5º - Fica designado o Ouvidor Municipal como o encarregado da proteção de dados pessoais, para os fins do art. 41 da Lei Federal nº 13.709, de 2018.
§ 2º – Nas demais menções ao “Controlador Interno”, especialmente as constantes do parágrafo único do art. 4º, § 1º e § 2º do art. 6, incisos I, II, IV do art. 7º, inciso I do art. 8, art. 9º, inciso II do art. 13, inciso I do art. 14, art. 17, art. 18, leia-se “DPO”.
Art. 94 – Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial os Decretos Municipais nº 3.370/2003, nº 4.892/2021.
REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE. AFIXE-SE. CUMPRA-SE.
Aparecida, 17 de novembro de 2025.
JOSÉ LUIZ RODRIGUES
Prefeito Municipal
Registrada e Publicada na Secretaria Municipal de Planejamento e Governo em 17 de novembro de 2025.
ÉRICA SOLER SANTOS DE OLIVEIRA
Secretário Municipal de Planejamento e Governo
ANEXO I
FLUXO DE GESTÃO DOCUMENTAL
O fluxo de gestão documental estabelece as etapas técnicas e administrativas do ciclo de vida dos documentos públicos, desde sua produção até a destinação final, observando-se os princípios da autenticidade, integridade, organicidade e acessibilidade, conforme a Lei nº 8.159/1991, as Resoluções do CONARQ e este Decreto.
1. PRODUÇÃO OU RECEPÇÃO
Etapa inicial que compreende a criação ou o recebimento de documentos no exercício das atividades da administração pública.
Identificar a unidade produtora ou recebedora;
Definir a classificação do documento conforme plano de classificação institucional;
Atribuir número de protocolo, data, assunto e responsável;
Adotar formato e suporte adequados (físico ou digital);
Observar padrões de redação oficial e inclusão de metadados.
2. USO E TRAMITAÇÃO
Fase em que o documento é utilizado como instrumento de apoio à gestão, decisão ou execução administrativa.
Registrar toda movimentação no sistema de protocolo ou controle interno;
Assegurar autenticidade e rastreabilidade;
Garantir sigilo e proteção de dados quando aplicável;
Permitir acesso controlado conforme o nível de classificação da informação.
3. CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO
Procedimento técnico de análise do valor administrativo, legal, fiscal, informativo e histórico dos documentos.
Atribuir código de classificação e prazos de guarda conforme a Tabela de Temporalidade;
Identificar a fase corrente (uso ativo), intermediária (uso eventual) e permanente (valor histórico);
Encaminhar à CPAD para emissão de parecer quando houver dúvida ou necessidade de reclassificação.
4. GUARDA E CONSERVAÇÃO
Abrange as ações de preservação física e digital durante as fases corrente e intermediária.
Manter ambientes com controle de temperatura, umidade e luminosidade;
Evitar agentes de deterioração física e digital;
Efetuar cópias de segurança (backup) e controle de integridade;
Implementar mecanismos de segurança de acesso aos arquivos físicos e eletrônicos.
5. DIGITALIZAÇÃO E CONVERSÃO DE SUPORTE
Etapa de reprodução digital certificada conforme Decreto Federal nº 10.278/2020.
Aplicar metadados e certificação digital ICP-Brasil;
Garantir a integridade, fidelidade e autenticidade das imagens;
Manter registro técnico do processo de digitalização;
Submeter o documento físico à avaliação da CPAD antes da eliminação.
6. DESTINAÇÃO FINAL
A destinação final compreende a eliminação ou o recolhimento ao Arquivo Histórico Municipal.
Eliminação: somente após cumprimento integral dos prazos e autorização da CPAD;
Recolhimento: transferência definitiva de documentos de valor permanente à Secretaria Municipal de Cultura (Arquivo Histórico Municipal), mediante termo próprio.
Toda destinação deverá ser registrada e certificada em instrumento formal, garantindo transparência e rastreabilidade.
ANEXO II
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
PREFEITURA MUNICIPAL DE APARECIDA
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Nos termos do Decreto Municipal nº 5.316/2025, que institui a Política Municipal de Gestão Documental, e de acordo com o parecer favorável da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, lavra-se o presente Termo de Eliminação de Documentos, relativo à eliminação documental sem valor administrativo, legal, fiscal, probatório ou histórico, após o decurso dos prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos.
1. IDENTIFICAÇÃO
Órgão/Entidade Produtora: ___________________________________________
Unidade Administrativa: ___________________________________________
Responsável Técnico: ______________________________________________
Cargo/Função: _____________________________________________________
Contato: _________________________________________________________
2. DOCUMENTOS ELIMINADOS

 

 

 

 

 Notas Técnicas:
Os prazos de guarda poderão ser suspensos por determinação judicial, administrativa ou recomendação da CPAD.
Documentos que contenham dados pessoais sensíveis somente poderão ser eliminados mediante anonimização ou eliminação documental segura, conforme a LGPD.
A tabela poderá ser revisada e atualizada pela CPAD a cada 3 (três) anos, ou sempre que houver alteração legal ou normativa relevante.
As CPADs Setoriais poderão detalhar subgrupos específicos, desde que observem as diretrizes gerais deste anexo.