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Ementa Regulamenta os procedimentos de avaliação, destinação e eliminação de documentos no âmbito da Administração Direta do Município de Aparecida, nos termos do Decreto Municipal nº 5.316/2025, que institui a Política Municipal de Gestão Documental e o Sistema Municipal de Arquivos.
JOSÉ LUIZ RODRIGUES, Prefeito Municipal da Estância Turístico-Religiosa de Aparecida, no uso de suas atribuições legais,
R E S O L V E:
Art. 1º – Esta Portaria regulamenta os procedimentos técnicos e administrativos relativos à avaliação, destinação e eliminação de documentos produzidos e recebidos pelos órgãos da Administração Direta do Município de Aparecida, observando os princípios da legalidade, transparência, eficiência e proteção de dados pessoais.
Art. 2º – A eliminação de documentos públicos somente poderá ocorrer:
I – após o cumprimento integral dos prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade de Documentos;
II – mediante parecer favorável da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD;
III – com autorização expressa do Secretário Municipal de Administração; e
IV – após a lavratura dos instrumentos formais previstos nesta Portaria.
Art. 3º – A eliminação de documentos compreende a eliminação documental física ou digital segura, observando critérios técnicos da Resolução CONARQ nº 40/2014 e as normas de proteção de dados pessoais (LGPD), de modo a impedir a reconstituição total ou parcial das informações, especialmente nos casos que envolvam dados pessoais, sensíveis ou sigilosos.
§ 1º – O método de eliminação documental deverá ser compatível com a natureza do suporte, observando:
I – trituração ou fragmentação para papel;
II – sobrescrita criptográfica ou apagamento seguro para documentos digitais;
III – desmagnetização para mídias magnéticas e eletrônicas;
IV – descarte ambientalmente adequado dos resíduos, mediante registro e controle.
§ 2º – A eliminação deverá ser supervisionada por servidor designado pela CPAD, que lavrará termo circunstanciado do procedimento.
Art. 4º – Os documentos passíveis de eliminação deverão ser relacionados em Relação de Eliminação de Documentos, contendo no mínimo:
I – código de classificação e série documental;
II – título, data-limite e quantidade;
III – unidade produtora;
IV – referência à Tabela de Temporalidade;
V – parecer técnico da CPAD.
Parágrafo único – A Relação de Eliminação será submetida à aprovação do Secretário de Administração, que autorizará a eliminação documental mediante despacho formal.
Art. 5º – Concluída a eliminação, será lavrado o Termo de Eliminação de Documentos, em duas vias, contendo:
I – número sequencial e data da eliminação;
II – identificação da unidade responsável;
III – descrição resumida dos documentos eliminados;
IV – método utilizado;
V – nome e assinatura dos membros da CPAD;
VI – assinatura do Secretário de Administração.
§ 1º – Uma via do Termo de Eliminação será arquivada junto ao processo correspondente;
§ 2º – A outra via será encaminhada à Secretaria de Cultura, para controle do acervo permanente municipal.
Art. 6º – A Ata de Reunião da CPAD que aprovar a eliminação documental deverá ser anexada ao processo, acompanhada da Relação e do Termo de Eliminação, compondo o dossiê de destinação documental.
Art. 7º – Os documentos de valor histórico, cultural, probatório ou informativo identificados durante a avaliação serão encaminhados para guarda permanente na Secretaria Municipal de Cultura, que atuará como órgão responsável pelo acervo histórico municipal.
Parágrafo único – A transferência será formalizada por Termo de Recolhimento, assinado pelos responsáveis das Secretarias envolvidas e pela CPAD.
Art. 8º – É vedada a eliminação de documentos que:
I – estejam sob investigação, auditoria, sindicância, processo administrativo ou judicial;
II – sejam objeto de pedido de acesso à informação ou de solicitação de titular de dados pessoais;
III – possuam valor histórico presumido ou relevância pública justificada pela CPAD.
Art. 9º – Os documentos em formato digital observarão os mesmos prazos e critérios de guarda definidos na Tabela de Temporalidade, sendo sua eliminação condicionada à certificação de integridade e autenticidade dos arquivos de preservação.
§ 1º – É proibida a eliminação de documentos originais digitalizados antes da validação do processo de digitalização e certificação arquivística.
§ 2º – A eliminação de arquivos digitais deverá ser registrada eletronicamente, com metadados de exclusão e controle.
Art. 10 – Compete à Secretaria Municipal de Administração, como órgão central do Sistema Municipal de Arquivos:
I – coordenar e controlar os procedimentos de eliminação documental;
II – manter registro de todas as eliminações realizadas;
III – zelar pela conformidade técnica e jurídica dos atos;
IV – orientar as unidades produtoras quanto à correta aplicação da Tabela de Temporalidade;
V – promover auditorias internas periódicas no processo de eliminação documental.
Art. 11 – A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD poderá reunir-se periodicamente para:
I – analisar a documentação acumulada nas unidades;
II – propor a eliminação ou guarda permanente;
III – emitir parecer técnico;
IV – elaborar e aprovar as Relações e Termos de Eliminação.
Art. 12 – Os instrumentos formais de eliminação documental serão padronizados nos seguintes modelos:
I – Ata de Reunião da CPAD (Anexo I);
II –Relação de Eliminação de Documentos (Anexo II);
III –Termo de Eliminação de Documentos (Anexo III);
IV – Termo de Recolhimento de Documentos Permanentes (Anexo IV).
Art. 13 – Os casos omissos serão dirimidos pela Secretaria Municipal de Administração, observadas as normas arquivísticas e de proteção de dados pessoais vigentes.
Art. 14 – Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas disposições em contrário.
Registre-se. Publique-se. Afixe-se. Cumpra-se.
Aparecida, 17 de novembro de 2025.
José Luiz Rodrigues
Prefeito Municipal
Registrada e Publicada na Secretaria de Planejamento e Governo em 17 de novembro de 2025.
Érica Soler Santos de Oliveira
Secretária Municipal de Planejamento e Governo
ANEXO I
ATA DE REUNIÃO DA CPAD
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS – ATA Nº _/__
Aos ___ dias do mês de __________ do ano de ______, às ___ horas, reuniu-se a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do Município de Aparecida, na sede da Secretaria Municipal de Administração, para análise e deliberação sobre destinação documental, conforme o Decreto Municipal nº 5.316/2025 e a Portaria nº 611/2025.
Foram apreciadas as Relações de Eliminação de Documentos apresentadas pelas seguintes unidades: ________________________, conforme processos administrativos nºs __________.
Após verificação do cumprimento dos prazos de guarda fixados na Tabela de Temporalidade e inexistência de impedimentos legais ou administrativos, a CPAD deliberou pela eliminação dos documentos descritos nas Relações anexas, bem como pelo recolhimento dos documentos de valor permanente à Secretaria Municipal de Cultura.
Nada mais havendo, foi lavrada a presente Ata, que, lida e achada conforme, vai assinada pelos membros da CPAD.
Aparecida, ____ de ____________ de ______.
Presidente da CPAD
Membro
Membro
ANEXO II
RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Declaro que os documentos acima relacionados não estão sob investigação, auditoria, sindicância, processo judicial ou pedido de acesso à informação.
Responsável pela Unidade Produtora: ___________________________
Assinatura: _____________________ Data://_____
Parecer Técnico da CPAD:
Os documentos listados encontram-se com prazos de guarda expirados, não possuindo valor histórico, probatório ou informativo, conforme a Tabela de Temporalidade.
Aparecida, //____.
Presidente da CPAD: ___________________________
ANEXO III
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
TERMO Nº _/__
Aos ___ dias do mês de __________ do ano de , na sede da Secretaria Municipal de Administração, procedeu-se à eliminação física dos documentos listados na Relação nº _/, aprovados pela CPAD em reunião de //, conforme o Decreto Municipal nº 5.316/2025 e Portaria nº 611/2025.
Unidade Produtora: ________________________
Processo Administrativo: nº __________
Método de Eliminação: ( ) Trituração ( ) Fragmentação eletrônica ( ) Apagamento seguro ( ) Desmagnetização ( ) Outro: ____________
Responsável pela Supervisão: _________________________
Destino Ambiental dos Resíduos: _________________________
Declaração:
A eliminação foi executada integralmente, garantindo a irrecuperabilidade das informações, em conformidade com a Lei Federal nº 13.709/2018 (LGPD).
Assinam:
____________________________________ – Presidente da CPAD
____________________________________ – Representante da Unidade Produtora
____________________________________ – Secretário Municipal de Administração
Aparecida, //____.
ANEXO IV
TERMO DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS PERMANENTES
TERMO Nº _/__
Aos ___ dias do mês de __________ do ano de ______, foi procedido o recolhimento de documentos de valor permanente, conforme aprovação da CPAD e Tabela de Temporalidade vigente, oriundos da unidade ________________________, referentes ao processo nº __________.
Descrição do Acervo Recolhido:
Destino: Secretaria Municipal de Cultura – Acervo Histórico Municipal
Condições de Transferência:
( ) Original físico ( ) Mídia digital ( ) Ambos
Assinam:
____________________________________ – Responsável pela Unidade Produtora
____________________________________ – Representante da Secretaria de Cultura
____________________________________ – Presidente da CPAD
Aparecida, //____.