PORTARIA Nº 104, DE 14 DE OUTUBRO DE 2022.
EMENTA: Institui o Programa “SAAE Sem Papel”, no âmbito do Serviço Autônomo de Água e Esgoto de Aparecida-SP.
JULIO CÉSAR FERRAZ DE ARAÚJO, Diretor Executivo do S.A.A.E. – Serviço Autônomo de Água e Esgotos e Resíduos Sólidos de Aparecida-SP, usando de suas atribuições legais,
R E S O L V E:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Fica instituído, no Serviço Autônomo de Água e Esgoto de Aparecida-SP, o Programa “SAAE Sem Papel”, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
Parágrafo único. A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos do SAAE dar-se-á gradualmente.
Art. 2º Para os fins desta Portaria, consideram-se:
I - assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Portaria e na Lei nº 14.063, de 23 de Setembro de 2020;
II - autenticação: o processo eletrônico que permite a identificação eletrônica de uma pessoa natural ou jurídica;
III - autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;
IV - captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;
V - documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
VI - documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;
VII - integridade: propriedade do documento completo e inalterado;
VIII - legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;
IX - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;
X - processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos natodigitais ou digitalizados;
XI - processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.
Art. 3º São objetivos do Programa SAAE Sem Papel:
I - produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;
II - possibilitar maior eficácia e celeridade aos processos administrativos;
III - assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;
IV - assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.
Art. 4º Para efeitos desta Portaria, as assinaturas eletrônicas são classificadas em:
I - assinatura eletrônica simples:
a) a que permite identificar o seu signatário;
b) a que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;
II - assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento, com as seguintes características:
a) está associada ao signatário de maneira unívoca;
b) utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;
c) está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável;
III - assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
§ 1º Os 3 (três) tipos de assinatura referidos nos incisos I, II e III do caput deste artigo caracterizam o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de seu titular, e a assinatura eletrônica qualificada é a que possui nível mais elevado de confiabilidade a partir de suas normas, de seus padrões e de seus procedimentos específicos.
§ 2º Devem ser asseguradas formas de revogação ou de cancelamento definitivo do meio utilizado para as assinaturas previstas nesta Portaria, sobretudo em casos de comprometimento de sua segurança ou de vazamento de dados.
CAPÍTULO II
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Art. 5º A gestão de documentos do SAAE deve ser realizada exclusivamente por meio do memorando eletrônico, ofício eletrônico e protocolo eletrônico.
§ 1º A finalidade do memorando eletrônico é formalizar a gestão de documentos internos, quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros, em especial:
I- solicitar execução de atividades;
II- solicitar compras;
III- agendar reuniões;
IV- solicitar informações;
V- encaminhar documentos;
VI- solicitar providências rotineiras;
VII- solicitar pareceres;
VIII- outros assuntos considerados de mero expediente.
§ 2º O ofício eletrônico, sobre qualquer assunto, expedido pelas autoridades dentro do sistema de gestão de documentos, serão encaminhados para destinatários fora da administração municipal por correio eletrônico, ficando sob responsabilidade do sistema a confirmação de entrega e leitura do documento.
§ 3º Os protocolos iniciados no âmbito do SAAE serão gerados pelo requerente de forma eletrônica, ou presencial no Setor de Atendimento, na sede da Autarquia, mediante exposição de motivos e juntada de documentos que o fundamentem.
Art. 6º Todos os documentos eletrônicos, bem como seus anexos, recebem obrigatoriamente uma numeração sequencial automática e passam a circular dentro dos setores competentes. Parágrafo único. A responsabilidade pela guarda excessiva ou pelo descarte indevido dos documentos, sejam eletrônicos ou impressos, é da unidade emissora.
Art. 7º Fica vedada a impressão de documentos eletrônicos, exceto para:
I- fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma presencial;
II- impressão do documento, na forma da legislação que a exigir;
III- juntar a processo administrativo, quando o assunto exigir a juntada do documento.
Parágrafo único. A exceção prevista no inciso
III deste artigo ficará sob a responsabilidade do agente público que juntou o documento no processo administrativo.
Art. 8º A classificação da informação sigilosa e a proteção de dados pessoais no ambiente digital de gestão documental observarão as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e das demais normas aplicáveis.
Art. 9º A autoria, a autenticidade e a integridade de documentos digitais e da assinatura poderão ser obtidas por meio de certificação digital, emitida conforme padrões definidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, preservadas as hipóteses legais de anonimato.
§ 1º O disposto no caput deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.
§ 2º Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais nos termos da lei aplicável.
Art. 10. Os atos processuais praticados no ambiente digital de gestão documental deverá observar os prazos definidos em lei para manifestação dos interessados e para decisão da autoridade competente, sendo considerados realizados na data e horário identificados no recibo eletrônico de protocolo emitido pelo sistema.
§ 1º Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.
§ 2º Na hipótese prevista no § 1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao do retorno da disponibilidade.
§ 3º Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital, disponibilizado pelo órgão da Administração Pública detentor do documento.
CAPÍTULO III
DAS CAIXAS DE MENSAGENS
Art. 11. O envio e recebimento dos documentos eletrônicos serão feitos exclusivamente pelo sistema adotado pela Autarquia.
Art. 12. O titular do Departamento terá acesso à caixa de mensagens da unidade que dirige, por meio de login no sistema, sendo de sua responsabilidade:
I- manter em sigilo a senha de acesso ao sistema;
II- delegar acesso a outros servidores públicos à caixa de mensagens da unidade;
III- efetuar log-off, sempre que se ausentar da unidade, a fim de evitar acesso indevido;
IV- comunicar ao Administrador do Sistema a utilização indevida da caixa da unidade;
V- zelar:
a) pela fidelidade dos dados enviados e pelo envio ao destinatário certo;
b) pelo acesso ao conteúdo armazenado na caixa;
c) pela leitura dos documentos recebidos; d) pela guarda ou descarte de mensagens enviadas, recebidas e de controle;
e) pela resposta ou encaminhamento da demanda remetida ao setor competente via documento eletrônico.
CAPÍTULO IV
DA DIGITALIZAÇÃO
Art. 13. O procedimento de digitalização observará as disposições da Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, bem como os critérios técnicos definidos pelo Diretor de Administração e Finanças da Autarquia, devendo preservar a integridade, a autenticidade, a legibilidade e, se for o caso, o sigilo do documento digitalizado.
§ 1º A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Administração Pública será acompanhada da conferência da integridade do documento.
§ 2º A conferência da integridade a que alude o § 1º deste artigo deverá registrar se houve exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços notariais e de registro, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples.
§ 3º Na digitalização de documentos, observar-se-á o seguinte:
I- os resultantes de original serão considerados cópia autenticada administrativamente;
II- os resultantes de cópia autenticada por serviços notariais e de registro serão considerados cópia autenticada administrativamente;
III- os resultantes de cópia simples serão assim considerados.
§ 4º O agente público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização, restituindo o original ao interessado.
§ 5º Na hipótese de ser inviável a digitalização ou a restituição do documento não digital, este ficará sob guarda de órgão da Autarquia, podendo ser eliminado após o cumprimento de prazos de guarda previstos em Lei.
Art. 14. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitalizados para juntada a processo eletrônico.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 15 e 16 desta Portaria.
Art. 15. A integridade do documento digitalizado poderá ser impugnada mediante alegação fundamentada de adulteração, hipótese em que será instaurado, pelo SAAE, procedimento para verificação.
Art. 16. Os órgãos da Autarquia poderão, motivadamente, solicitar a exibição do original de documento digitalizado ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 17. Nos casos de indisponibilidade do ambiente digital de gestão documental, os atos poderão ser praticados em meio físico, procedendo-se à oportuna digitalização nos termos do artigo 13 desta Portaria. Parágrafo único. Os documentos não digitais produzidos na forma prevista no caput deste artigo, mesmo após sua digitalização, deverão cumprir os prazos de guarda previstos em Lei.
Art. 18. Ao Setor de Atendimento da Autarquia caberá monitorar a produção de documentos digitais e observar sua conformidade com os planos de classificação de documentos oficializados.
CAPÍTULO V
DA EMPRESA CONTRATADA
Art. 19. À Empresa contratada cabe o desenvolvimento, a implantação, o processamento e o fornecimento do suporte tecnológico necessário para o Programa SAAE Sem Papel, bem como a orientação ao Setor de Tecnologia e Informação, para a utilização e a manutenção do ambiente digital de gestão documental.
CAPÍTULO VI
DAS ATRIBUIÇÕES DO SETOR DE ATENDIMENTO DO SAAE
Art. 20. Ao Setor de Atendimento do SAAE, por meio dos seus servidores e com o apoio do Administrador do Sistema, caberão as seguintes atribuições:
I - promover estudos para a aplicação de tecnologias da informação às atividades de produção, gestão, preservação, segurança e acesso aos documentos e informações arquivísticas;
II - propor a edição de normas que se fizerem necessárias para o ambiente digital de gestão documental;
III - propor metodologia e orientar os órgãos e entidades da Administração Pública no processo de modelagem de documentos digitais e na definição de padrões de formato e conteúdo;
IV- propor e zelar pela observância das regras de negócio na parametrização e aprimoramento tecnológico de soluções.
CAPÍTULO VII
DA COMISSÃO DO PROGRAMA SAAE SEM PAPEL
Art. 21. Fica instituída a Comissão do Programa SAAE Sem papel, com as seguintes atribuições:
I - propor políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital;
II - assegurar a implantação, gestão, manutenção e atualização contínua do ambiente digital de gestão documental;
III - controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolescência tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante;
IV - fixar diretrizes e parâmetros a serem observados nos procedimentos de implantação e manutenção do Programa;
V - promover a articulação e alinhamento de ações estratégicas relativas ao Programa, em conformidade com a política municipal de arquivos e gestão documental;
VI - analisar propostas apresentadas por setores da Autarquia, relativas ao ambiente digital de gestão documental, emitindo parecer técnico conclusivo;
VII - disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento de digitalização;
VIII - manifestar-se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas nesta Portaria, relativas ao ambiente digital de gestão documental.
Art. 22. A Comissão do Programa SAAE Sem Papel será integrada por servidores designados pelo Superintendente Autárquico.
§ 1º A Comissão poderá convidar especialistas de órgãos e entidades da Administração Pública para, sem prejuízo de suas atribuições na origem, contribuir no desenvolvimento de ações ou projetos específicos.
§ 2º A participação na Comissão do Programa SAAE Sem Papel, de que trata este artigo, não será remunerada, mas considerada serviço público relevante.
CAPÍTULO VIII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 23. Será vedada a utilização de documentos impressos nos casos abrangidos por esta Portaria.
Art. 24. As despesas decorrentes da execução desta Portaria correrão por conta das dotações orçamentárias próprias, suplementares se necessário.
Art. 25. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário
, retroagindo seus efeitos a 20 de Setembro de 2022.
REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE, AFIXE-SE E CUMPRA-SE.
Aparecida, 14 de Outubro de 2022.
JULIO CÉSAR FERRAZ DE ARAÚJO
Diretor Executivo
