Ementa
Dispõe sobre a Política de Gestão Documental e o Sistema de Arquivos do Município de Aparecida.
LUIZ CARLOS DE SIQUEIRA, Prefeito Municipal da Estância Turístico-Religiosa de Aparecida/SP, no uso das atribuições legais,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art 1º - A Política Municipal de Gestão Documental e o Sistema de Arquivos do Município de Aparecida passam a ser regidos pelas disposições deste decreto.
Parágrafo único - Compõem o Sistema de Arquivos do Município de Aparecida os órgãos públicos integrantes da Administração Pública Municipal Direta e Indireta e os arquivos privados do Município declarados como de interesse público e social, nos termos do artigo 12 da
Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art 2º - Consideram-se arquivos, para os fins deste decreto, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art 3º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas as informações pessoais e aquelas cujos sigilos sejam imprescindíveis para a segurança da sociedade e do Estado, conforme o disposto na
Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), e no
Lei Municipal nº 3.837/2013, de 03 de Junho de 2013, legislações correlatas e alterações.
Art 4º - É dever da Administração Pública Municipal controlar o acesso e a divulgação de documentos, dados e informações sigilosos e pessoais sob a custódia de seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados.
CAPÍTULO II
DO SISTEMA DE ARQUIVOS DO MUNICÍPIO DE APARECIDA
Art 5º - Fica instituído o Sistema de Arquivos do Município de Aparecida, com o objetivo de:
I - planejar e coordenar a gestão de documentos e informações municipais, inclusive de documentos digitais;
II - harmonizar as diversas fases da administração dos documentos públicos, observando as peculiaridades dos órgãos geradores e acumuladores da documentação;
III - promover a integração das atividades de protocolos e arquivos existentes nos diversos órgãos da Administração Pública Municipal;
IV - facilitar o acesso aos documentos e informações do poder público municipal, nos termos da legislação vigente;
V - assegurar a preservação de documentos do poder público municipal que tenham valor histórico, cultural, probatório e informativo.
Art 6º- Para os fins deste decreto consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, em qualquer suporte, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da Administração Pública Municipal, que se distribuem em:
I - arquivos correntes: constituídos pelos conjuntos de documentos em trâmite ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;
II - arquivos intermediários: constituídos pelos conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes que aguardam destinação final – eliminação ou recolhimento para guarda permanente – em depósitos de armazenagem temporária;
III - arquivo permanente: constituídos pelos conjuntos de documentos que assumem valor histórico, cultural e de testemunho, extrapolando a finalidade específica de sua criação e aos quais devem ser assegurados a preservação e o acesso público.
Art 7º- Integram o Sistema de Arquivos do Município de Aparecida:
I - Órgão Central: Divisão de Acervo/Arquivo, da Secretaria Municipal de Administração;
II - Órgãos Setoriais: unidades responsáveis pela gestão documental dos órgãos e entidades municipais;
III - Arquivo Histórico Municipal, da Diretoria de Cultura.
§ 1º - Caberá a cada órgão ou entidade municipal a definição das respectivas unidades que constituirão Órgãos Setoriais do Sistema de Arquivos do Município de Aparecida.
§ 2º - Na ausência da definição, a atribuição de Órgão Setorial caberá ao Secretário Municipal do órgão ou entidade municipal.
Art 8º- O Órgão Central do Sistema tem as seguintes atribuições:
I - atuar como instância normativa nas áreas de gestão e preservação de documentos públicos;
II - propor e acompanhar a implementação da Política Municipal de Gestão Documental;
III - promover a articulação e prestar orientação técnica aos órgãos integrantes do Sistema;
IV - analisar e aprovar as ferramentas de gestão documental de que trata o artigo 12 deste decreto;
V - desenvolver planos de formação, desenvolvimento e capacitação técnica dos recursos humanos nas habilidades afetas à gestão documental;
VI - propor a declaração de interesse público e social de arquivos privados do Município, nos termos do artigo 12 da
Lei Federal nº 8.159, de 1991, mediante parecer e avaliação técnica.
Art 9º - Os Órgãos Setoriais do Sistema de Arquivos do Município de Aparecida têm as seguintes atribuições:
I - prestar assistência aos respectivos órgãos e entidades municipais nos assuntos relacionados à gestão e preservação de documentos públicos;
II - planejar e acompanhar a implementação dos programas, diretrizes e normas emanadas do Órgão Central do Sistema, no âmbito das Secretarias Municipais ou Autarquias a que pertencerem;
III - elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do Órgão Central, o conjunto de normas disciplinadoras da recepção, digitalização, produção, tramitação, arquivamento, preservação e transferência dos documentos gerados em seus respectivos âmbitos de atuação;
IV - prestar orientação técnica, controlar e, quando for o caso, executar as atividades de arquivo, em seus respectivos âmbitos de atuação;
V - manter cadastro das unidades pertencentes às suas estruturas organizacionais, responsáveis por atividades de arquivo, bem como das relações de séries documentais que essas unidades mantêm sob custodia;
VI - fornecer dados e informações decorrentes de suas atividades ao Órgão Central;
VII - identificar e avaliar os documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos e entidades municipais a que pertencerem, com vistas à elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos;
VIII - proceder à eliminação, transferência e recolhimento de documentos, nos prazos definidos pelas tabelas de temporalidades.
Art 10 - O Arquivo Histórico Municipal tem as seguintes atribuições:
I - dar suporte às unidades integrantes do Sistema no que se refere à preservação dos acervos por meio de políticas de conservação preventiva, curativa e restauro, e ações de monitoramento e controle permanente das condições dos depósitos;
II - proceder à organização, descrição e preservação do acervo de documentos de valor permanente recolhidos do Arquivo Administrativo e dos órgãos municipais ou provenientes de fundos particulares, desde que relacionados à Administração Pública;
III - desenvolver projetos de ação educativa e cultural, contribuindo para a recuperação da memória coletiva e difusão do patrimônio documental do Município.
CAPÍTULO III
DA GESTÃO DOCUMENTAL
Art 11 - Considera-se gestão documental o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, classificação, tramitação, avaliação, reprodução, consulta e arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art 12 - São instrumentos da Política de Gestão Documental:
I - Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, relacionando-o ao seu contexto original de produção;
II - Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento resultante da avaliação documental, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental (eliminação ou guarda permanente);
III - Sistema Informatizado de Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processado eletronicamente, aplicável a documentos em qualquer suporte.
Parágrafo único - Os instrumentos da política de gestão documental devem ser elaborados sob a orientação do Órgão Central do Sistema de Arquivos do Município de Aparecida e devidamente oficializados, a fim de assegurar a legalidade de sua aplicação.
Art 13 - Cabe ao Órgão Central do Sistema a formulação e implementação da Política Municipal de Gestão Documental e sua integração com a Política de Acesso à Informação no âmbito do poder executivo do Município de Aparecida.
Parágrafo único – Poderão ser instituídos grupos de trabalho para o desenvolvimento e acompanhamento da Política Municipal de Gestão Documental.
Art 14 - A eliminação de documentos públicos municipais será realizada de acordo com os prazos constantes nas tabelas de temporalidade aprovadas pelo Órgão Central do Sistema, conforme procedimento que assegure publicidade e legalidade ao ato.
§ 1º - Previamente à aprovação das tabelas de temporalidade de que trata o “caput” deste artigo, abrir-se-á o prazo de 15 (quinze) dias úteis para manifestação do Arquivo Histórico Municipal, da Diretoria de Cultura.
§ 2º - A ausência de manifestação do Arquivo Histórico Municipal, da Diretoria de Cultura, no prazo estipulado no § 1º, caracterizará a inexistência de objeção daquela unidade à aprovação das tabelas de temporalidade.
Art 15 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art 16 - A implantação do Sistema instituído por este decreto será feita gradativamente, por meio de atos normativos e de acordo com a disponibilidade orçamentária e financeira.
Art 17- Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrario.
REGISTRE-SE, PUBLIQUE-SE. AFIXE-SE. CUMPRA-SE.
Aparecida, 02 de setembro de 2021.
LUIZ CARLOS DE SIQUEIRA
Prefeito Municipal
Registrada e Publicada na Secretaria Municipal de Planejamento e Governo em 02 de setembro de 2021.
JOSE CIRILO DE JESUS JÚNIOR
Secretário Municipal de Planejamento e Governo
